🔰 Infographie Microsoft Teams : comment et pourquoi créer un canal partagé à l'interne

Les nouvelles fonctionnalités s'enchaînent à toute vitesse sur Microsoft 365 et vous avez du mal à lire la roadmap officielle ?

👀 Chaque mois, je publie une nouvelle infographie présentant une astuce, une nouveauté sur les solutions Microsoft teams / Microsoft 365 que vous pouvez utiliser dès aujourd'hui sur votre plateforme.

Comment partager uniquement un canal quand un collègue ne fait pas partie de mon équipe Teams ?

Ah ... la communication et la collaboration dans Teams, c'est un vaste sujet qui questionne toujours autant.

Est-ce que je dois créer une équipe ou un canal ?

Est-ce que je dois créer une équipe ou un groupe de conversation ?

Comment est-ce que j'intègre des personnes dans mon équipe sans qu'ils aient accès à tout ?

Les canaux privés peuvent être une solution mais ils doivent être membres de l'équipe associée et peuvent de fait accéder aux communications et fichiers des canaux standards. Comment est-ce que je peux m'affranchir des contraintes des canaux privés pour ne donner accès qu'à un canal de l'équipe sans que cette personne soit membre de l'équipe ?

C'est dorénavant possible aujourd'hui avec l'arrivée d'un troisième type de canal dans les équipes Teams : les canaux partagés. Ils peuvent être accessibles par des personnes de votre organisation ou des personnes en dehors de votre organisation. Ce post ne concerne que le premier cas (à l'interne) et un deuxième post devrait suivre pour parler de l'externe.

Quand un propriétaire d'une équipe décide de créer un canal partagé, il a le choix entre 4 options.

1. Partager ce canal avec tous les membres de l'équipe Oui/Non

2. Partager avec des personnes - permet d'ajouter des personnes individuelles au canal

3. Partager avec une équipe que vous possédez - vous permet de partager le canal avec une autre équipe dont vous êtes le propriétaire. (Attention, dans ce cas-là, tous les membres de cette équipe auront accès au canal partagé)

4. Partager avec une équipe - partager un canal avec d'autres équipes où vous n'êtes pas un propriétaire. Il y a un processus d'approbation en trois étapes.

Le plus courant sera de partager avec des personnes car la gestion est plus facile mais ce sera à vous d'en discuter avec les membres de votre équipe sur la meilleure des options.

- Chaque canal partagé dispose d'un site SharePoint dédié

- Il ne peut y avoir que 200 canaux partagés par équipe

- Les canaux partagés sont partagés avec un maximum de 50 équipes

- Les canaux partagés ne prennent pas en charge calendrier de canal, Stream, Planner et Forms

- Lors de la création d'une équipe à partir d'une équipe existante, les canaux partagés de l'équipe existante ne sont pas copiés

- Les notifications des canaux partagés ne sont pas incluses dans les courriels d'activités manquées

- La modération n'est pas supportée dans les canaux partagés (comme elle ne l'est pas non plus pour les canaux privés)

- Les balises ne sont pas supportés dans les canaux partagés (comme ils ne le sont pas non plus pour les canaux privés)

- Pour les tenants education, les canaux partagés ne sont (malheureusement) pas pris en charge ni dans les équipes de classe ni dans les équipes Personnels

Mes 3 recommandations

1- Ne vous lancez pas de suite dans la création de canaux partagés. Pensez avant tout à votre schéma de communication global. Pour ce type de collaboration, ai-je bien besoin d'un canal partagé ? ai-je bien besoin de ce canal partagé dans cette équipe ? Ai-je bien réfléchi au cycle de vie de ce canal ?

2- Comme pour les canaux privés, il est préférable dans un premier temps de n'accorder la création qu'à un groupe précisé de personnes ... à paramétrer dans le centre d'administration de Teams

3- Comme pour les canaux privés, faites bien attention à la gestion des propriétaires car un propriétaire de canal partagé ne peut pas être supprimé s'il est le dernier propriétaire d'un ou plusieurs canaux partagés.

De même, Si le dernier propriétaire du canal partagé quitte votre organisation, un membre du canal partagé de votre organisation est automatiquement promu propriétaire du canal partagé. S'il n'y a aucun membre de votre organisation à promouvoir, le canal partagé restera sans propriétaire. Un administrateur Teams devra alors assigner manuellement un propriétaire de canal.

Pensez donc à ajouter plus d'un propriétaire pour éviter cette situation.

Voilà pour l'instant pour le canal partagé à l'interne. Un prochain post vous parlera du canal partagé à l'externe.

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