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🔰 Infographie Microsoft Teams : comment ajouter des colonnes dans les espaces fichiers des équipes
Les nouvelles fonctionnalités s'enchaînent à toute vitesse sur Microsoft 365 et vous avez du mal à lire la roadmap officielle ?
👀 Chaque semaine, je publie une nouvelle infographie présentant une astuce, une nouveauté sur les solutions Microsoft teams / Microsoft 365 que vous pouvez utiliser dès aujourd'hui sur votre plateforme.
Comment ajouter des colonnes et des métadonnées dans les espaces fichiers des canaux des équipes Teams ?
C'est une nouveauté qui est passée relativement inaperçue car Microsoft n'a pas clairement communiqué dessus. Et pourtant, pour tous ceux qui sont allergiques à l'interface Sharepoint, cette nouvelle possibilité apporte beaucoup pour la gestion des espaces fichiers dans Teams.
Chaque canal d'une équipe Teams a son espace fichiers dédié qui permet aux propriétaires et aux membres de stocker, visualiser et créer toutes sortes de documents. Ces derniers étant éditables par défaut par toutes les personnes de l'équipe, certains problèmes concernant des informations plus précises sur le sujet du fichier, le créateur du fichier ou le statut dans le cycle de vie du fichier étaient présents et obligeaient les personnes de l'équipe à ouvrir dans une fenêtre séparée le Sharepoint pour y ajouter des colonnes et des métadonnées. L'ennuyeux était que ces modifications dans le Sharepoint n'étaient pas "synchronisées" ni visibles directement dans l'espace fichiers de l'équipe.
La vue en grille que l'on connait par ailleurs dans Sharepoint ou Microsoft List est désormais présente dans chaque espace fichiers d'un canal. Elle permet à tous les membres d'une équipe d'enregistrer des métadonnées, des attributs personnalisés sur les fichiers afin de les organiser, filtrer ou les trier.
C'est très simple à réaliser. Une fois que l'on a cliqué sur le bouton "Modifier en mode grille", une nouvelle interface prend forme et une personne de l'équipe peut y ajouter une colonne qui pourra être par exemple : personne, texte, date et heure, choix, nombre, etc ... Pratique quand on veut spécifier par exemple qui est le propriétaire du fichier ou si le fichier est prêt à être validé.
- La colonne Nom peut être modifiable
- Les 2 colonnes suivantes "modifié" et "modifié par" sont en lecture seule uniquement
- Les modifications que l'on apporte en mode grille sont synchronisées et visible dans le site Sharepoint de l'équipe
- Et vice versa, les colonnes qu'une personne ajoute par le Sharepoint de l'équipe sont aussi répercutées sur la vue fichiers dans l'équipe Teams
- Il est possible ainsi de filtrer les éléments par colonne
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