🔰 Infographie Microsoft Forms : comment transférer la propriété d'un forms-2 scénarios

Les nouvelles fonctionnalités s'enchaînent à toute vitesse sur Microsoft 365 et vous avez du mal à lire la roadmap officielle ?

👀 Chaque mois, je publie une nouvelle infographie présentant une astuce, une nouveauté sur les solutions Microsoft teams / Microsoft 365 que vous pouvez utiliser dès aujourd'hui sur votre plateforme.

Comment transférer la propriété d'un sondage ou d'un questionnaire quand une personne va partir ou ne fait plus partie de l'organisation ?

Quand une personne va quitter ou a déjà quitté une entreprise ou une école ou une université, il est toujours compliqué de faire la passation ou de pouvoir suivre des sondages et des résultats créés à partir du compte individuel d'une personne.

Le offboarding, s'il n'est pas bien organisé, peut être une source de "tracas" pour tous celles et ceux qui restent et doivent reprendre le travail de la personne.

Alors que peut-on faire avec les forms d'une personne avant qu'elle quitte l'organisation ? et que peut-on faire avec les forms de la personne quand elle a déjà quitté l'organisation. Je vous explique tout ça avec ces 2 scénarios.

> la personne va quitter l'organisation

Pour réaliser le transfert de propriété avant le départ, c'est le propriétaire du forms qui doit réaliser individuellement la procédure.

• Etape 1 :

Dans ses formulaires, la personne choisit le forms à transférer puis clique sur les options pour choisir "déplacer"

• Etape 2 :

La personne choisit le groupe vers lequel elle souhaite déplacer son formulaire et déplace le forms qui se retrouvera désormais dans la section "mes groupes" et non pas "mes formulaires". Seuls les groupes auxquels appartient cette personne sont affichés

Points d'attention :

- La personne qui souhaite transférer la propriété d'un forms vers un groupe doit faire partie de ce dernier

- La propriété d'un forms peut être transférée d'un individu à un groupe, mais pas l'inverse.

- Vous ne pouvez pas transférer la propriété d'un forms qui est partagé avec vous

- Un groupe ne peut pas transférer un forms à un autre groupe.

> la personne a déjà quitté l'organisation

Pour réaliser le transfert de propriété du forms à la place de la personne, les conditions suivantes doivent être remplies :

1- Vous êtes l'administrateur global ou l'administrateur de l'application bureautique de l'organisation et vous disposez d'une licence Forms valide.

2- La personne qui est partie a un compte qui a été supprimé ou désactivé.

• Etape 1 :

Dans la barre d'adresse de votre navigateur, remplacez l'URL existante par la suivante :

https://forms.office.com/Pages/delegatepage.aspx?originalowner=\[*email*\]

L'email que vous devez renseigner est bien celui de la personne qui a quitté l'organisation.

• Etape 2 :

Une fois fait, vous avez accès aux forms de l'ancien employé. Et de la même manière que le scénario 1, vous choisissez le forms à transférer pour ensuite le déplacer vers un groupe.

Points d'attention :

- Le formulaire doit être transféré dans les 30 jours suivant la suppression du compte.

- Il n'y a pas de restriction de temps pour transférer la propriété d'un formulaire d'un compte qui a été désactivé (et non supprimé)

2 solutions vraiment pratiques qui doivent nécessairement interroger sur les bonnes pratiques des forms au sien des équipes, la solution à long terme consistant à créer des formulaires dans des groupes, afin que la propriété ne soit pas liée à un individu.

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